Fungsi Manajemen Menurut Luther Gullick dan G. R. Terry

Fungsi Manajemen Menurut Luther Gullick

1. Planning (Perencanan)

Perencanaan yang kata dasarnya “rencana” pada dasarnya merupakan tindakan memilih dan menetapkan segala aktivitas dan sumber daya yang dilaksanakan dan digunakan dimasa yang akan untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanan mengacu pada pemikiran dan penentuan apa yang akan dilakukan dimasa depan, bagaimana melakukannya, dan apa yang harus disediakan untuk melaksanakan aktifitas tersebut untuk mencapai tujuan secara maksimal.

            Fungsi dari perencaan tersebut adalah sebagai berikut :

a.      Menjelaskan berbagai masalah

b.      Menentukan prioritas masalah

c.       Menentukan tujuan dan indikator keberhasilan

d.      Mengkaji hambatan dan kendala

e.      Menyusun rencana kerja opersional

2.      Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam kerja sama disuatu institusi. Kegiatan pengoeganisasian menetukan siapa yang akan melaksanakan tugas sesuai prinsip pengorganisasian. Sehingga pengorganisasian tersebut dapat disebut sebagai keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi dan mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan.

3.      Staffing (Penyusunan Pegawai)

Pengisian jabatan (staffing) akan mempengaruhi “kepemimpinan” dan“pengendalian”.Pengisian jabatan mengharuskan adanya pendekatan dengan sistem terbuka (open system-approach). Pengisian jabatan dilaksanakan didalam institusi, yang pada gilirannya mempunyai hubungan dengan lingkungan luarnya. Oleh karena itu faktor-faktor intern perusahaan, seperti kebijaksanaan personalia, iklim organisasi dan sistem imbalan, harus diperhitungkan. Jelasnya tanpa imbalan yang mencukupi, mustahil untuk menarik manajer dengan kualitas yang tinggi dan menahannya, untuk tetap bekerja diperusahaan tersebut. Lingkungan luar juga tak dapat diabaikan, teknologi  tinggi membutuhkan para manajer yang terlatih baik, berpendidikan cukup, ini dapat menghambat perusahaan untuk berkembang dengan kecepatan yang diinginkan.

4. Directing (Pengarahan)

            Pengarahan adalah penjelasan, petunjuk secara pertimbangan, dan bimbingan terdapat para petugas yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional agar pelaksanan tugas dapat berjalan dengan lancar, dengan pengarahan staff yang telah diangkat dan dipercayakan melaksanakan tugas dibidangnya masing-masing tidak menyimpang dari garis program yang telah ditentukan.

            Pengarahan (orientasi) meliputi mengenalkan pegawai baru kepada perusahaan, fungsinya, tugasnya dan orang-orangnya. Perusahaan besar biasanya mempunyai program pengarahan yang formal yang mengarahkan hal hal ini : sejarah, produk dan jasa, kebijaksanaan umum, organisasi (divisi, departemen, lokasi), tunjangan (asuransi, pensiun, cuti) persyaratan kerahasiaan dalam kontrak pertahanan, dan peraturan keamanan,dll.

            Pengarahan pada hakikatnya adalah keputusan-keputusan pimpinan yang direncanakan dapat berjalan dengan baik. Dengan pengarahan (directing) diharapkan :

a.      Adanya kesatuan perintah (unity of command), artinya dengan pengarahan ini qakan diperoleh kesamaan bahasa yang harus dilaksanakan oleh para pelaksana.

b.      Adanya hubungan langsung antara pimpinan dengan bawahan, artinya dengan pengarahan yang berupa petunjuk atau perintah  oleh atasan yang langsung kepada bawahan, tidak akan terjadi mis komunikasi.

c.       Adanya umpan balik yang langsung artinya pimpinan dengan cepat memperoleh umpan balik terhadap kegiatan yang dilaksanakan.

5. Coordinating (Kordinasi)

            Coordinating atau pengkordinasian merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Kordinasi ini mengajak semua sumberdaya manusia yang tersedia untuk bekerja sama menuju kesatu arah yang telah ditentukan.

Kordinasi diperlukan untuk mengatasi kemungkinan terjadinya duplikasi dalam tugas, perebutan hak dan wewenang  atau saling merasa lebih penting diantara bagian dengan bagian yang ada didalam organisasi. Pengorganisasian didalam suatu organisasi, termasuk organisasi pendidikan, dapat dilakukan dengan melalui cara seperti :

a.      Melaksanakan penjelasan singkat

b.      Mengadakan rapat kerja

c.       Memberikan balikan tentang hasil suatu kegiatan

6. Budgetting (Pembuatan Anggaran)

            Luther Gullick  mengemukakan bahwa penganggaran termasuk salah satu fungsi manajemen. Penganggaran adalah fungsi yang berkenan dengan pengendalian organisasi melalui perencanaan fiskal dan akutansi.

            Dalam penyusunan anggaran dipertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut :

a.      Pengetahuan tentang tujuan dan kebijakan umum perusahaan.

b.      Data masa lalu

c.       Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi

d.      Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik pesaing.

e.      Kemungkinan adanya perubahan kebijakan pemerintah

f.         Penelitian untuk pengembangan perusahaan

Penganggaran sebagai suatu sistem

            Sebagai suatu sistem, anggaran terdiri dari komponen-komponen, yang saling bergantung dan saling mempengaruhi yang kesemuanya dipersiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

7. Evaluating (Penilaian)

            Evaluasi adalah suatu proses bersistem dan objektif menganalisis sifat dan ciri pekerjaan didalan suatu organisasi atau pekerjaan. Levey (1973) mengatakan :”To Evaluate is to make value judgment , it involves comparing is something with another and the making either choise or decision”. Dalam kegiatan evaluasi itu mencakup langkah-langkah yaitu :

a.      Menetapkan atau memformulasikan tujuan evaluasi, yakni tentang apa yang akan dievaluasi terhadap program yang dievaluasi.

b.      Menetapkan kriteria yang akan digunakan dalam menentukan keberhasilan program yang akan dievaluasi.

c.       Menetapkan cara atau metode evaluasi yang akan digunakan.

d.      Melaksanakan evaluasi, mengolah dan menganalisis data atau hasil pelaksanaan evaluasi tersebut.

e.      Menentukan keberhasilan program yang dievaluasi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan tersebut, serta memberikan penjelasan-penjelasannya.

f.        Menyusun rekomendasi atau saran-saran tindakan lebih lanjut terhadap program berikutnya berdasarkan hasil evaluasi tersebut.

Fungsi manajemen media masa menurut G.R Terry.

G.R. Terry (Principles of management) menyatakan bahwa fungsi-fungsi fundamental manajemen meliputi hal-hal sebagai berikut:

- Planning             (Perencanaan)

- Organizing         (Pengorganisasian)

- Actuating           (Menggerakkan)

- Controlling         (Mengawasi)

a)      Planning (Perencanaan)

Perencanaan adalah menentukan tujuan-tujuan yang hendak dicapai selama suatu masa yang akan datang dan apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai tujuan-tujuan itu.

Harold Koonts and Cyril O’Donnel, “Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan program-program dari alternatif yang ada.

Jadi masalah perencanaan adalah masalah “memilih” yang terbaik dari beberapa alternatif yang ada.

Perencanaan harus mampu menyesuaikan diri terhadap kebutuhan-kebutuhan, memprediksi apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang sesuai prakiraan atau analisis yang dilakukan yang dapat dipertanggungjawabkan dan menjadi penjelas dari tahap-tahap yang dikehendaki dengan melibatkan sumber daya pendidikan dalam pembuaan keputusan.

Banghart dan Trull menjelaskan bahwa perencanaan dalam institusi pendidikan merupakan kegiatan penyeleksi kebutuhan dana, memilih dan melatih tenaga dan menilai performance (unjuk kerja) organisasi untuk memenuhi tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Dengan demikian perencanaan adalah proses menentukan sasaran, alat, tuntutan-tuntutan, taksiran, pos-pos tujuan, pedoman dan kesepakatan (comitment) yang menghasilkan program pendidikan yang terus berkembang.

b)      Organizing (Pengorganisasian)

Terry menjelaskan bahwa pengorganisasian merupakan kegiatan dasar manajemen. Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan menyusun semua sumber yang disyaratkan dalam rencana, terutama sumber daya manusia.sedemikian rupa sehingga kegiatan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif. Dengan pengorganisasian, orang-orang dapat disatukan dalam satu kelompok atau lebih untuk melakukan berbagai tugas. Tujuan pengorganisasian adalah membantu orang-orang untuk bekerjasama secara efektif dalam wadah organisasi atau lembaga.

Pengaplikasian organisasi ke ranah pendidikan karena adanya hubungan antara keduanya. Dalam organisasi sekolah (pendidikan) yang besar, hubungan-hubungan itu secara garis besar mencakup aspek sasaran, fungsi atau perangkat tugas, tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitasnya.

Misalnya seperti adanya hubungan garis (vertikal), hubungan staff, hubungan konsultatif, hubungan koordinatif.

c)      Actuating  (Menggerakkan)

Actuating diartikan sebagai penggerakan adalah manajemen untuk membuat orang lain suka dan dapat bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk bekerjasama dalam rangka untuk mencapai tujuan organisasi sesuai dengan rencana dan pengorganisasian.

G.R Terry mengatakan bahwa penggerakan merupakan kegiatan yang berkaitan erat dengan manusia dan merupakan masalah yang sangat kompleks serta yang paling sulit dilakukan dari semua fungsi manajemen.

Tingkah laku pimpinan yang menggerakkan organisasi secara efektif adalah melakukan peran aktif dalam kegiatan pengembangan staf, memperbaiki unjuk kerja, melakukan kepemimpinan pengajaran langsung, meyakinkan bahwa unjuk kerja para pengajar di kelas harus di evaluasi dan guru adalah merupakan model tokoh yang efektif.

Dalam institusi sekolah, semua ini dapat dilihat dari kwalitas manajemen sekolah dan manajemen instruksional, sehingga pelayanan belajar dan evaluasi kemajuan belajar dapat dilaksanakan memenuhi standar kwalitas yang kompetitif.

d)     Controlling            (Mengawasi).

Yaitu mengukur pelaksanaan dengan tujuan-tujuan, menentukan sebab-sebab penyimpangan-penyimpangan dan mengambil tindakan-tindakan korektif dimana perlu.

Suatu hal yang sangat penting dalam pengelolaan pendidikan, baik yang dikelola oleh pemerintah maupun swasta adalah bagaimana manajemennya dilaksanakan secara berkwalitas.

Pengawasan dilingkungan pendidikan sering juga diartikan sebagai evaluasi ada juga yang menyebut dengan istilah supervisi.

Baik pengawasan, evaluasi maupun supervisi memeiliki arti yang sama, yaitu menilai hasil kerja. Pelaksanaan pengawasan dilakukan oleh pihak-pihak yang kedudukannya lebih senior dari yang melaksanakan pekerjaan atau tugas.

Demikian di lingkungan pendidikan dikenal petugas-petugas pengawas pendidikan. Dari pengawas tingkat kesekolah Taman Kanak-kanak sampai sekolah menengah atas. Mereka adalah pejabat-pejabat fungsional yang bertugas untuk melaksanakan pengawasan di lingkungan sekolah.